Fredrik Beskow Prevent

Checklistor och scenarier ger stöd för att införa bra IT

2017-12-07

 

Checklistor och scenarier
ger stöd för att införa bra IT
– Datasystem kan hindra dig
från att göra ett bra jobb,
skapa irritation och frustration
och i värsta fall göra dig sjuk.
Fredrik Beskow på Prevent
har sett eländiga exempel.
I dag är han glad över deras
nya forskningsbaserade
webbtjänst som ska hjälpa
företag att införa smidiga,
lönsamma och hälsosamma
IT-lösningar.
Prevent drivs av Svenskt näringsliv,
LO och PTK och har i många år
producerat information, utbildningar
och checklistor som stöd för bättre
arbetsmiljö i främst små och medelstora
företag.
Den 19 oktober 2017 var det
premiär för ”Inför rätt IT”.
Det hade
tagit ett år
för Fredrik
Beskow att
tillsammans
med forskare
och webbredaktörer
bli
klara. En vecka senare stod Fredrik
Beskow på arbetsmiljöeventet
Gilla
jobbet och berättade om webbtjänsten.
Öppen för alla
Sajten ”Inför rätt IT” är öppen för
alla och ska vara ett stöd i att införa
nya IT-system, så att man kan ta hänsyn
till arbetsmiljön från början. Den
består av tre delar: faktatexter, särskilda
checklistor just för IT-investeringar,
och
scenarier,
som skapar
igenkänning.
De beskriver
nio typiska och
stressande situationer.
– Det finns exempel på hur anställda
tvingas anteckna uppgifter från
ett datasystem med papper och penna,
för att kunna notera dem i ett annat
system, berättar Fredrik Beskow.
Texten tipsar om hur den enskilde
kan påverka sitt företag till förbättringar.
För det tjänar både människan
och företaget på, understryker han.
Fredrik Beskow har tillsammans med forskare tagit fram ”Inför rätt IT”, ett stöd i arbetsmiljöarbetet.
”Sajten är öppen för alla
och ett stöd för att införa
nya IT-system.”
7 #3/december 2017 Digital arbetsmiljö
– Systemet måste stödja ditt arbete.
Annars har du de kognitiva problemen
direkt, och de stressar dig. Personal
som mår sämre, gör sämre jobb
och det ger sämre lönsamhet.
Användbara forskningsrön
Bakom faktainnehållet står forskarna
Bengt Sandblad, människa-datorinteraktion
vid Uppsala universitet,
och Anna-Lisa Osvalder, människamaskinsystem
på Chalmers.
Även informationsarkitekten Jonas
Söderström har deltagit, han som
skrev boken ”Jävla skitsystem!” om
usel digital arbetsmiljö.
De inblandade träffades i fyra
workshopar
och planerade innehållet.
Det var representanter för parterna,
de sakkunniga och Fredrik
Beskow.
– Det handlade om att få ner forskningsrönen
och de beprövade erfarenheterna
till något som blir användbart
för slutanvändaren, säger han.
– Det utkristalliserade sig en plan
för faktatexter, rubriker och checklistor,
hur allt skulle hänga ihop. Scenerierna
kom vi på sist, vi tyckte det var
bra att konkretisera problem som kan
finnas. De binder ihop forskningstexterna
med checklistorna, säger han.
– Forskarna har tillfört sakkunskap
i mängd. Det var en bra mix i gruppen,
både personer med akademisk
och praktisk bakgrund.
Fakta om hjärnstress och lagar
Faktatexterna rör allt från kognition
och hjärnstress till personalekonomiska
kalkyler, statistik, lagar, regler
och rekommendationer.
– Ledarna måste förstå vikten av
att göra rätt från början, att ta in folk
med rätt kompetens, att ge de anställda
tid att jobba, att man har en bra
dialog med både slutanvändare och
dem som utvecklar systemet. Mycket
handlar om samverkan.
Det centrala i ”Inför rätt IT”-
materialet är checklistorna som man
kan fylla i på datorn eller i en app i
mobilen. Det finns listor för bland
annat kravställning, införande, för det
ständiga förbättringsarbete som bör
följa en investering, och utvärdering
av logik och gränssnitt.
Sajten mejlar automatiskt det som
användaren har fyllt i, så att hen kan
logga in och fortsätta på samma ställe.
Tanken är att exempelvis en projektgrupp
på en arbetsplats
ska kunna
använda listorna.
I listan för
kravställning
ingår frågor om
leverantören kan
tillhandahålla
referenspersoner.
Om svaret
är nej ska användarna bedöma risken
med detta. Och i en textruta kan
arbetsgruppen beskriva vad företaget
behöver göra. Dessutom finns tips och
råd om hur man kan förebygga problem.
Sist finns rutor för utsedd ansvarig
och för deadline.
Genom att fylla i checklistorna kan
man steg för steg jobba fram en plan
för att genomföra förändringen.
Ett sätt att inte missa något
Checklistor blir ibland kritiserade för
att vara för enkla och grunda. Kan
inte en arbetsgrupp diskutera fram
förbättringar ändå, genom att utgå
från sina kunskaper och arbetets mål?
– Jo, det här är en av många metoder.
Checklistorna är till för att fånga
upp saker som man kan missa annars,
säger Fredrik Beskow. Listorna är inget
självspelande piano, ansvaret ligger på
organisationen själv. Det är ett verktyg
som du guidas igenom.
Gruppen bakom tjänsten förespråkar
ett
arbetssätt som är
”agilt”, det vill
säga lättrörligt:
– Korta cykler,
aktiviteter som
kanske bara tar ett par
veckor, att man stämmer av flera
gånger längs vägen, istället för att
göra en stor lösning på en gång,
förklarar Fredrik Beskow.
– Man kan tro att man tjänar på
att skynda sig och hoppa över moment
eller välja bort funktioner. Men
det kan få konsekvenser längre fram.
Effekterna kanske inte syns i projektuppföljningen.
Införandet blir klart i
tid och till rätt kostnad, men följderna
kommer senare – på ett annat konto!
Upphovspersonerna bakom sajten
har medvetet hållit textlängderna
nere. I stället finns länkar till lagar och
regler, och till fördjupande läsning.
Bland annat länkar man till skriften
”Att beställa användbara IT-system”
– se artikel nästa sida.
Roland Cox

– Datasystem kan hindra dig från att göra ett bra jobb, skapa irritation och frustration och i värsta fall göra dig sjuk.

Fredrik Beskow på Prevent har sett eländiga exempel. I dag är han glad över deras nya forskningsbaserade webbtjänst som ska hjälpa företag att införa smidiga, lönsamma och hälsosamma IT-lösningar.

Prevent ägs av Svenskt näringsliv, LO och PTK och har i många år producerat information, utbildningar och checklistor som stöd för bättre arbetsmiljö i främst den privata sektorn.

Den 19 oktober 2017 var det premiär för ”Inför rätt IT”. Det hade tagit ett år för Fredrik Beskow att tillsammans med forskare och webbredaktörer bli klara. En vecka senare stod han på arbetsmiljöeventet Gilla jobbet och berättade om webbtjänsten.

Öppen för alla

Sajten ”Inför rätt IT” är öppen för alla och ska vara ett stöd i att införa nya IT-system, så att man kan ta hänsyn till arbetsmiljön från början. Den består av tre delar: faktatexter, särskilda checklistor just för IT-investeringar, och scenarier, som skapar igenkänning. De beskriver nio typiska och stressande situationer.

– Det finns exempel på hur anställda tvingas anteckna uppgifter från ett datasystem med papper och penna, för att kunna notera dem i ett annat system, berättar Fredrik Beskow.

Texten tipsar om hur den enskilde kan påverka sitt företag till förbättringar. För det tjänar både människan och företaget på, understryker han.

– Systemet måste stödja ditt arbete. Annars har du de kognitiva problemen direkt, och de stressar dig. Personal som mår sämre, gör sämre jobb och det ger sämre lönsamhet.

Användbara forskningsrön

Bakom faktainnehållet står forskarna Bengt Sandblad, människa-datorinteraktion vid Uppsala universitet, och Anna-Lisa Osvalder, människa-maskin-system på Chalmers.

Även informationsarkitekten Jonas Söderström har deltagit, han som skrev boken ”Jävla skitsystem!” om usel digital arbetsmiljö.

De inblandade träffades i fyra workshopar och planerade innehållet. Det var representanter för parterna, de sakkunniga och Fredrik Beskow.

– Det handlade om att få ner forskningsrönen och de beprövade erfarenheterna till något som blir användbart för slutanvändaren, säger han.

– Det utkristalliserade sig en plan för faktatexter, rubriker och checklistor, hur allt skulle hänga ihop. Scenerierna kom vi på sist, vi tyckte det var bra att konkretisera problem som kan finnas. De binder ihop forskningstexterna med checklistorna, säger han.

– Forskarna har tillfört sakkunskap i mängd. Det var en bra mix i gruppen, både personer med akademisk och praktisk bakgrund.

Fakta om hjärnstress och lagar 

Faktatexterna rör allt från kognition och hjärnstress till personalekonomiska kalkyler, statistik, lagar, regler och rekommendationer.

– Ledarna måste förstå vikten av att göra rätt från början, att ta in folk med rätt kompetens, att ge de anställda tid att jobba, att man har en bra dialog med både slutanvändare och dem som utvecklar systemet. Mycket handlar om samverkan.

Det centrala i ”Inför rätt IT”-materialet är checklistorna som man kan fylla i på datorn eller i en app i mobilen. Det finns listor för bland annat kravställning, införande, för det ständiga förbättringsarbete som bör följa en investering, och utvärdering av logik och gränssnitt. 

Sajten mejlar automatiskt det som användaren har fyllt i, så att hen kan logga in och fortsätta på samma ställe. Tanken är att exempelvis en projektgrupp på en arbetsplats ska kunna använda listorna.

I listan för kravställning ingår frågor om leverantören kan tillhandahålla referenspersoner. Om svaret är nej ska användarna bedöma risken med detta. Och i en textruta kan arbetsgruppen beskriva vad företaget behöver göra. Dessutom finns tips och råd om hur man kan förebygga problem. Sist finns rutor för utsedd ansvarig och för deadline.

Genom att fylla i checklistorna kan man steg för steg jobba fram en plan för att genomföra förändringen. 

Ett sätt att inte missa något

Checklistor blir ibland kritiserade för att vara för enkla och grunda. Kan inte en arbetsgrupp diskutera fram förbättringar ändå, genom att utgå från sina kunskaper och arbetets mål?

– Jo, det här är en av många metoder. Checklistorna är till för att fånga upp saker som man kan missa annars, säger Fredrik Beskow. Listorna är inget självspelande piano, ansvaret ligger på organisationen själv. Det är ett verktyg som du guidas igenom.

Gruppen bakom tjänsten förespråkar ett arbetssätt som är ”agilt”, det vill säga lättrörligt:

– Korta cykler, aktiviteter som kanske bara tar ett par veckor, att man stämmer av flera gånger längs vägen, istället för att göra en stor lösning på en gång, förklarar Fredrik Beskow.

– Man kan tro att man tjänar på att skynda sig och hoppa över moment eller välja bort funktioner. Men det kan få konsekvenser längre fram. Effekterna kanske inte syns i projektuppföljningen. Införandet blir klart i tid och till rätt kostnad, men följderna kommer senare – på ett annat konto!

Upphovspersonerna bakom sajten har medvetet hållit textlängderna nere. I stället finns länkar till lagar och regler, och till fördjupande läsning. Bland annat länkar man till skriften ”Att beställa användbara IT-system”.

 

KONSTEN ATT INFÖRA FEL IT

 

Här är några omvända råd, från Fredrik Beskow, i konsten att misslyckas med att införa nya digitala hjälpmedel:

  • - Ha bråttom.
  • - Var inte så noga med kraven.
  • - Lyssna inte på slutanvändarna.
  • - Prioritera fel när det gäller funktioner och pengar.
  • - Ge inte folk tid att jobba igenom frågorna.
  • - Lyssna inte på dem som kan tekniken.
  • - Slarva med utbildningen.
  • - Låt ledningen ta sin hand ifrån det hela.

 

 

 

SUNT ARBETSLIV OCKSÅ PÅ GÅNG MED ETT VERKTYG

 

Under 2018 kommer ett verktyg som ska hjälpa chefer och skyddsombud att granska och utforma den digitala arbetsmiljö som redan finns på arbetsplatsen. Bakom det står Suntarbetsliv, en arbetsmiljöorganisation som parterna i kommuner och landsting driver.

Suntarbetsliv har sedan tidigare en checklista för IT-skyddsrond. Det nya verktyget utgår från metoderna i det systematiska arbetsmiljöarbetet, med bland annat riskanalyser. Allt blir tillgängligt för alla, precis som systerorganisationen Prevents ”Inför rätt IT”.

 

Lämna en kommentar!

Innehållet i detta fält är privat och kommer inte att visas publikt.
CAPTCHA
This question is for testing whether you are a human visitor and to prevent automated spam submissions.

Vill du annonsera?

För priser mm maila Anna Holmgren

email: ana.holmgren@gmail.com

 

Kalendarium

2018-04-10

Seminarium om handeksem

Välkommen till ett seminarium om handeksem som anordnas av Hudkliniken och Arbets- och miljömedicin, Universitetssjukhuset Örebro i samverkan med Svenska sällskapet för arbets- och miljödermatologi (SSAMD) och Medicinska vetenskaper Örebro Universitet

Nyhetsbrev

Håll dig informerad om våra senaste nyheter!

Annons:

TYA maj 2013-2014

Annons:

Annons: Transport förebygger